ارزیابی تخصصی یا داوری همتا در این نشریه نه صرفاً یک تشریفات اداری، بلکه هسته مرکزی تضمین کیفیت، اعتبار و تأثیرگذاری علمی محسوب میشود. با توجه به ماهیت میانرشتهای نشریه که در تلاقی مهندسی سیستمها، علوم داده، مدیریت منابع، پایداری محیطزیستی و سیاستگذاری فناوری قرار دارد، فرآیند داوری باید از حساسیت بالایی نسبت به روششناسیهای ترکیبی، مدلهای ریاضی‑تحلیلی، شبیهسازیهای مقیاس بزرگ و نیز ملاحظات اجرایی و سیاستی برخوردار باشد. تمامی کنشگران این فرآیند – سردبیر، دبیران تخصصی، داوران و همچنین نویسندگان به عنوان کنشگران غیرمستقیم – موظف به رعایت منشور اخلاقی نشریه هستند که بر پایه رهنمودهای کمیته اخلاق در نشر (COPE)، استانداردهای بینالمللی داوری (مانند آنچه توسط انتشارات الزویر، اشپرینگر و IEEE تدوین شده) و اصول بیانیه بوداپست درباره دسترسی آزاد بنا نهاده شده است. هرگونه انحراف از این اصول، از جمله داوری مغرضانه، افشای محتوای محرمانه، استفاده شخصی از ایدههای مقاله پیش از انتشار، یا تأخیرهای غیرموجه سیستماتیک، به منزله تخلف حرفهای تلقی شده و بسته به شدت، تا قطع همکاری دائمی با نشریه و اطلاع به نهادهای نظارتی مؤسسه نویسنده یا داور را در پی خواهد داشت.
فرآیند ارزیابی در این نشریه به صورت دوسویه ناشناس (double‑blind) اجرا میشود، بدین معنا که نه داوران هویت نویسندگان را میدانند و نه نویسندگان از هویت داوران مطلع میگردند. استثنا بر این قاعده فقط در مواردی است که نویسنده مقاله به صراحت درخواست داوری غیرناشناس (مثلاً به دلیل ماهیت بینالمللی یک کنسرسیوم پژوهشی بزرگ) کرده باشد و سردبیر با تأیید هیئت تحریریه اجازه دهد. در چنین مواردی، کلیه مکاتبات و گزارشها باز هم با رعایت اصل محرمانگی و تنها از طریق سامانه نشریه انجام میشود.
تمامی مراحل ارزیابی، از لحظه ثبت مقاله در سامانه تا صدور رأی نهایی و در صورت پذیرش، تا مرحله آمادهسازی نسخه نهایی برای انتشار، تحت نظارت مستقیم دبیر تخصصی و نظارت عالیه سردبیر انجام میشود.
استفاده از هرگونه ابزار خودکار یا هوش مصنوعی در فرآیند داوری تنها در چارچوب شیوهنامه جداگانه هوش مصنوعی این نشریه مجاز است و تحت هیچ شرایطی داور یا دبیر تخصصی نمیتواند متن کامل مقاله را بدون رعایت محرمانگی در معرض مدلهای زبانی بزرگ عمومی قرار دهد.
سردبیر به عنوان عالیترین مقام علمی و اجرایی نشریه، مسئولیت نهایی سلامت، کیفی و اخلاقی تمامی فرآیندهای ارزیابی و داوری را بر عهده دارد. سردبیر موظف است پیش از آغاز هر دوره انتشار، سیاستهای داوری را به صورت شفاف در وبگاه نشریه منتشر کرده و اطمینان حاصل نماید که تمامی دبیران تخصصی، داوران و ویراستاران با آخرین نسخه این سیاستها آشنا هستند.
یکی از حیاتیترین وظایف سردبیر، بررسی اولیه مقالات پس از ثبت در سامانه است. در این مرحله که به «غربالگری اداری‑علمی» موسوم است، سردبیر شخصاً یا با تفویض به معاون سردبیر، هر مقاله را از جنبههای زیر ارزیابی میکند: تطابق حوزه موضوعی با محدوده اعلامی نشریه، رعایت اصول ساختاری و فرمت الزامی، عدم وجود سرقت علمی آشکار (با استفاده از نرمافزارهای مشابهتیاب استاندارد)، کیفیت نگارش زبان (انگلیسی یا فارسی) به حدی که امکان داوری را داشته باشد و نیز وجود بیانیه تعهدنامه اخلاقی و بیانیه تعارض منافع. اگر مقاله در هر یک از این موارد نقص اساسی داشته باشد، سردبیر میتواند بدون ارجاع به دبیر تخصصی، مقاله را با ذکر دلایل مستند، رد کرده و به نویسنده عودت دهد. این رد اولیه «رد میز اداری» نامیده میشود و نویسنده میتواند پس از رفع نواقص، مقاله را مجدداً ارسال کند، مشروط بر اینکه در اخطار سردبیر قید شده باشد که ارسال مجدد مجاز است.
پس از عبور مقاله از غربالگری اولیه، سردبیر باید یک دبیر تخصصی متناسب با موضوع مقاله تعیین کند. انتخاب دبیر تخصصی بر اساس حوزه تخصصی دقیق، سابقه داوری، بار کاری فعلی و عدم وجود هرگونه تعارض منافع واقعی یا احتمالی با نویسندگان انجام میشود. سردبیر از یک پایگاه داده داخلی از دبیران تخصصی استفاده میکند که بهروزرسانی آن حداقل سالی یک بار انجام میگیرد. در مواردی که موضوع مقاله در مرز میان چند رشته تخصصی قرار دارد – برای نمونه مقالهای که هم به بهینهسازی استواری شبکههای آبیاری و هم به تحلیل هزینه‑فایده اجتماعی‑اقتصادی میپردازد – سردبیر میتواند دو دبیر تخصصی از دو حوزه مختلف تعیین کرده و از آنان بخواهد به صورت مشترک فرآیند داوری را رهبری کنند. در چنین مواردی رأی نهایی منوط به توافق هر دو دبیر تخصصی است و در صورت اختلاف، سردبیر به عنوان رأیدهنده نهایی مداخله خواهد کرد.
سردبیر همچنین مسئول نظارت بر کارایی و زمانبندی فرآیند داوری است. حداکثر زمان مجاز از ثبت مقاله تا صدور اولین تصمیم (پذیرش مشروط، بازنگری، یا رد) در این نشریه چهار ماه تعیین شده است. سردبیر باید به طور هفتگی گزارش وضعیت مقالات در دست داوری را از سامانه استخراج کرده و در مواردی که دبیر تخصصی یا داوران تأخیر غیرموجه دارند، ابتدا با ارسال یادآوری و سپس در صورت لزوم با جایگزینی داور یا دبیر تخصصی، فرآیند را تسریع کند.
در صورت بروز اختلاف عمیق میان داوران – برای نمونه دو داور یکی مقاله را «پذیرش مشروط با بازنگری جزئی» و دیگری «رد قطعی» توصیه کرده باشند – سردبیر یا خود مقاله را مطالعه کرده و رأی نهایی را صادر میکند، یا داور سوم ثابتی را از میان اعضای هیئت تحریریه منصوب مینماید. رأی داور سوم در این موارد تعیینکننده خواهد بود، مگر آنکه سردبیر با استدلال علمی قانعکننده رأی متفاوتی صادر کند که در آن صورت باید دلایل خود را به طور کامل در پرونده مقاله ثبت نماید.
از دیگر وظایف کلیدی سردبیر، برخورد با تخلفات داوری است. اگر سردبیر شواهدی مبنی بر اینکه دبیر تخصصی یا داوری مقاله را به شخص ثالث غیرمجاز نشان داده، از محتوای مقاله برای پیشبرد پروژه پژوهشی خود استفاده کرده، یا با نویسنده ارتباط مستقیم و محرمانه خارج از سامانه برقرار نموده است، موظف است فوراً آن فرد را از فرآیند داوری کنار گذاشته و موضوع را در کمیته اخلاق نشریه مطرح نماید. در موارد اثباتشده، همکاری با آن فرد برای مدت دو تا پنج سال متوقف شده و به مؤسسه متبوع وی نیز اطلاع داده میشود. سردبیر خود نیز از هرگونه سوگیری نسبت به نویسندگان خاص، مؤسسات خاص، یا کشورهای خاص بری است و در صورت وجود هرگونه تعارض منافع (مانند همکاری پژوهشی مشترک با یکی از نویسندگان در دو سال گذشته، یا رابطه استاد‑شاگردی)، باید مدیریت داوری آن مقاله را به طور کامل به معاون سردبیر یا یکی از دبیران ارشد واگذار کرده و از هرگونه دخالت مستقیم خودداری نماید.
دبیر تخصصی حلقه اتصال میان سردبیر، داوران و نویسندگان است و نقشی محوری در اجرای دقیق، عادلانه و کارآمد فرآیند داوری ایفا میکند. پس از انتصاب توسط سردبیر، نخستین وظیفه دبیر تخصصی، بررسی عمیق علمی و روششناختی مقاله فراتر از غربالگری اولیه است. دبیر تخصصی باید ارزیابی کند که آیا پرسش پژوهش به وضوح تعریف شده، آیا پیشینه تحقیق به روز و مرتبط است، آیا روششناسی (اعم از کمی، کیفی، شبیهسازی، مدلسازی ریاضی، تحلیل دادههای بزرگ، یا ترکیبی از آنها) با اهداف مقاله تناسب دارد و آیا نتایج و بحثها از جهت علمی متقن هستند. اگر دبیر تخصصی در همین مرحله به این نتیجه برسد که مقاله به لحاظ ساختاری یا روششناختی چنان نقص عمدهای دارد که حتی با بهترین داوران نیز قابل اصلاح نیست، میتواند با ذکر دلایل مشروح، مقاله را به سردبیر بازگردانده و پیشنهاد رد فوری (بدون ارسال به داوری خارجی) را ارائه دهد. این گزینه معمولاً برای مواردی به کار میرود که خطای فاحشی در آزمون فرضیهها، نقض آشکار اصول مهندسی سیستمها (مثلاً نادیده گرفتن قیود بنیادین بقای جرم و انرژی در یک سیستم پایدار)، یا عدم تطابق کامل با حیطه نشریه وجود داشته باشد. سردبیر موظف است ظرف یک هفته کاری با این پیشنهاد موافقت یا مخالفت کند و در صورت موافقت، مقاله با قید «رد به دلیل عدم صلاحیت علمی اولیه» به نویسنده عودت داده میشود.
در صورتی که مقاله از فیلتر دبیر تخصصی عبور کند، دبیر باید دست کم دو و حداکثر چهار داور واجد شرایط را شناسایی و دعوت به داوری نماید. انتخاب داوران بر اساس معیارهای زیر انجام میشود: تخصص دقیق در موضوع مقاله (که با تطابق کلمات کلیدی و چکیده با رزومه داور سنجیده میشود)، سابقه داوری موفق برای این نشریه یا نشریات معتبر دیگر، میانگین زمان پاسخگویی، فقدان تعارض منافع با نویسندگان (همکاری پژوهشی مشترک در پنج سال گذشته، همکاری استاد‑شاگردی، همکاری در پروژههای پژوهشی بزرگ، روابط خویشاوندی یا استخدامی) و توزیع جغرافیایی و جنسیتی متوازن برای جلوگیری از سوگیری سیستمی. دبیر تخصصی از بانک اطلاعات داوران نشریه استفاده میکند، اما در صورت نیاز مجاز است از میان فهرست منابع مقاله خود، نویسندگان مقالات مرتبط در مجلات معتبر، یا اعضای هیئت تحریریه سایر نشریات تخصصی، داور جدید معرفی کرده و با تأیید سردبیر، آن فرد را به بانک داوران اضافه نماید. دعوت به داوری باید حاوی چکیده مقاله، تخمین زمان مورد نیاز (حداکثر شش هفته) و تأکید بر اصول محرمانگی و بیطرفی باشد.
در طول فرآیند داوری، دبیر تخصصی به عنوان ناظر فعال عمل میکند. اگر پس از گذشت سه هفته از تاریخ دعوت، داوری هنوز گزارش خود را تحویل نداده باشد، دبیر تخصصی موظف است حداکثر دو یادآوری خودکار و سپس یک یادآوری شخصی از طریق ایمیل ارسال کند. در صورت عدم پاسخگویی تا هفته پنجم، دبیر میتواند آن داور را کنار گذاشته و جانشینی برای او تعیین کند.
پس از دریافت گزارشهای داوری از تمام داوران، دبیر تخصصی باید آنها را از نظر علمی، انسجام منطقی و رعایت ادب و اخلاق حرفهای بررسی کند. اگر دبیر متوجه شود که یک گزارش داوری حاوی اظهارات نامربوط، توهینآمیز یا مبتنی بر پیشداوریهای فاقد مستند علمی است، میتواند آن گزارش را برای بازنویسی به داور عودت دهد یا در موارد شدید، آن را از چرخه خارج کرده و از داور جدیدی نظر بخواهد. همچنین اگر دو گزارش داوری با یکدیگر تناقض اساسی داشته باشند – برای نمونه یکی قویاً توصیه به پذیرش و دیگری قویاً توصیه به رد کرده باشد – دبیر تخصصی نمیتواند صرفاً با رأی خود قضاوت را خاتمه دهد، بلکه باید یا داور سوم ثالثی تعیین کند و یا خود با مطالعه عمیق مقاله و گزارشها، تحلیلی تخصصی برای سردبیر تهیه نماید.
پس از جمعآوری نظرات داوران و در صورت لزوم داور سوم، دبیر تخصصی یک گزارش تجمیعی برای سردبیر تهیه میکند که شامل موارد زیر است: خلاصهای از یافتههای اصلی مقاله، نقاط قوت و ضعف روششناختی، دستهبندی نقدهای داوران و پیشنهاد دبیر درباره تصمیم نهایی (پذیرش بیقید و شرط، پذیرش مشروط با بازنگری جزئی، بازنگری اساسی و ارزیابی مجدد، یا رد). این گزارش باید صرفاً بر پایه معیارهای علمی و اخلاقی تنظیم شود و هیچ گونه اشاره به هویت نویسندگان یا داوران در آن راه نیابد. تصمیم نهایی با سردبیر است، اما در عمل معمولاً رأی دبیر تخصصی مورد احترام قرار میگیرد. در موارد «بازنگری اساسی»، دبیر تخصصی موظف است پس از دریافت نسخه بازبینی شده از نویسندگان، آن را مجدداً نزد داوران اولیه یا داوران جدید بفرستد و فرآیند را تا حصول اطمینان از رفع کامل نقایص ادامه دهد. حداکثر تعداد دورههای بازنگری برای یک مقاله دو دوره است؛ پس از آن، اگر هنوز نقایص اساسی باقی مانده باشد، مقاله رد خواهد شد.
دبیر تخصصی همچنین مسئول حراست از محرمانگی در تمام مراحل است. او نباید هیچ بخشی از مقاله، گزارشهای داوری، یا مکاتبات را بدون مجوز سردبیر در اختیار افراد دیگر قرار دهد. استفاده از هوش مصنوعی در مدیریت داوری تنها در قالب ابزارهای داخلی سامانه (مانند پیشنهاد خودکار داور بر اساس تطابق متنی) مجاز است و دبیر تخصصی هرگز نباید متن مقاله یا نظرات داوران را وارد مدلهای زبانی بزرگ عمومی کند. در پایان هر دوره داوری، دبیر تخصصی گزارشی عملکردی از زمانهای سپریشده، تعداد داوران دعوتشده و پذیرفتهشده و کیفیت گزارشها را برای سردبیر ارسال میکند تا در ارزیابی سالانه داوران و دبیران مورد استفاده قرار گیرد.
داوران به عنوان رکن اساسی نظام داوری همتا، بالاترین مسئولیت را در قبال اصالت و کیفیت مقالات منتشرشده بر عهده دارند. پذیرش دعوت به داوری از سوی یک داور به منزله اعلام تعهد به رعایت دقیق موازین مندرج در این شیوهنامه است. داور پیش از پذیرش دعوت باید مطمئن شود که تخصص کافی برای ارزیابی کامل مقاله – اعم از مبانی نظری، روششناسی، تحلیل دادهها، تفسیر نتایج و استنتاجها – را دارد. در صورت احساس کمبود تخصص در بخشی از مقاله (برای نمونه، داور در روشهای بهینهسازی چندهدفه تخصص دارد اما بخش شبیهسازی دینامیک سیستمهای پایدار مقاله برای او مبهم است)، میتواند دعوت را نپذیرد و در عین حال به دبیر تخصصی پیشنهاد دهد که از داور دیگری با آن تخصص خاص استفاده شود. داوریای که با علم به ناکافی بودن تخصص خود انجام شود، غیراخلاقی تلقی شده و ممکن است منجر به حذف داور از بانک اطلاعاتی نشریه گردد.
پس از پذیرش دعوت، داور موظف است مقاله را با دقت، بیطرفانه و محرمانه مطالعه کند. محرمانگی به این معناست که داور نه مجاز است متن مقاله یا هر گونه داده و ضمیمه آن را با فرد دیگری (حتی دانشجویان یا همکاران خود) به اشتراک بگذارد، نه میتواند از محتوای مقاله برای منافع علمی یا مالی شخصی خود پیش از انتشار استفاده کند. اگر داور نیاز به مشورت با یک متخصص دیگر در یک زیرمسئله خاص دارد، ابتدا باید از دبیر تخصصی اجازه کتبی گرفته و سپس آن متخصص را موظف به رعایت محرمانگی نماید. همچنین داور هرگز نباید با نویسنده مقاله مستقیماً و خارج از سامانه داوری تماس بگیرد یا خود را به نویسنده معرفی کند. نادیده گرفتن این اصل، نقض آشکار فرآیند دو‑سویه ناشناس است و طبق مقررات نشریه، به منزله پایان همکاری داوری با نشریه خواهد بود.
گزارش داوری باید در قالب فرم استاندارد سامانه و در دو بخش مجزا تنظیم شود: بخش محرمانه ویژه سردبیر و دبیر تخصصی و بخش قابل ارسال به نویسنده. در بخش محرمانه، داور میتواند در مورد مسائل حساس مانند سوءرفتار پژوهشی احتمالی، سرقت علمی، جعل داده، یا تعارض منافع پنهان نویسندگان اظهار نظر کند که نویسنده از آن مطلع نخواهد شد. در بخش عمومی، نقدها باید به ترتیب اهمیت (از کلی به جزئی)، مستند، سازنده و مودبانه بیان شوند. داور باید از جملات کلیشهای و مبهم مانند «مقاله ضعیف است» یا «نویسنده سر در نمیآورد» پرهیز کرده و دقیقاً بنویسد که کدام محاسبه نادرست است، کدام استدلال پشتوانه ندارد، کدام مرجع باید اضافه شود یا کدام تفسیر با یافتهها همخوانی ندارد. همچنین داور موظف است هر گونه خطاهای صوری (نظیر شمارهگذاری اشتباه فرمولها واحدهای نامتجانس، یا ارجاعات ناقص) را گزارش دهد، اما تمرکز اصلی بر محتوای علمی باشد. در ارزیابی مقالات حوزه مهندسی سیستمهای پایدار، داور باید به جنبههای ویژهای مانند صحت مدلسازی ریاضی، توجه به قیود پایداری (اقتصادی، محیطزیستی و اجتماعی)، اعتبارسنجی شبیهسازیها با دادههای واقعی و قابلیت تعمیم نتایج به سایر سیستمها توجه مضاعف داشته باشد.
داور باید به زمان تحویل گزارش متعهد باشد. مهلت استاندارد داوری در این نشریه شش هفته از تاریخ پذیرش دعوت است. اگر داور به دلایل موجه (بیماری، سفرهای ضروری پژوهشی، حجم کاری غیرمنتظره) نتواند در این مهلت داوری را کامل کند، موظف است حداقل دو هفته پیش از پایان مهلت، مراتب را به دبیر تخصصی اطلاع داده و در صورت امکان مهلت اضافی حداکثر دو هفتهای درخواست کند. عدم اطلاعرسانی به موقع و تحویل دیرهنگام گزارش بدون دلیل موجه، منجر به کاهش نمره اعتبار داور در سامانه شده و در صورت تکرار، حذف از بانک داوران را به دنبال خواهد داشت. از سوی دیگر، داوری که گزارشهای سریع (کمتر از سه هفته) و با کیفیت بالا ارائه دهد، به عنوان داور ممتاز شناخته شده و ممکن است در اولویت دعوتهای بعدی و نیز درج نام در فهرست سپاسگزاری سالانه نشریه قرار گیرد.
یکی از حساسترین وظایف داور، تشخیص سوءرفتارهای پژوهشی است؛ به طور خاص:
· اگر داور به شواهدی از دستکاری تصاویر، جعل دادهها، تحریف عمدی نتایج، سرقت علمی از آثار پیشین (خود یا دیگران)، یا استناد به منابع جعلی برخورد کرد، باید این موارد را دقیقاً با ذکر شواهد در بخش محرمانه گزارش خود به سردبیر و دبیر تخصصی منعکس کند.
· داور نباید این اتهامات را مستقیماً به نویسنده نسبت دهد، بلکه باید شواهد را در اختیار نشریه بگذارد تا نشریه طبق آییننامه اخلاقی خود تحقیق و تصمیمگیری کند.
· داور باید هرگونه تعارض منافع احتمالی را که پس از پذیرش دعوت متوجه آن شده است (مثلاً کشف همکاری مشترک اخیر با یکی از نویسندگان در یک پروژه صنعتی)، بلافاصله به دبیر تخصصی گزارش کرده و از ادامه داوری انصراف دهد.
در نهایت، داور باید بداند که رأی او تنها یک توصیه علمی است و تصمیم نهایی با سردبیر و دبیر تخصصی است. بنابراین داور نباید از اعمال تصمیمات متفاوت توسط سردبیر احساس ناراحتی کند، مگر آنکه انحراف آشکار از اصول علمی مشاهده کند که در آن صورت میتواند اعتراض خود را مستند به سردبیر ارائه دهد. نشریه از داوران خود انتظار دارد که داوری را یک خدمت حرفهای و نوعی مشارکت در پیشبرد دانش پایدار تلقی کنند و نه یک رابطه قدرت با نویسندگان. احترام به تلاش نویسندگان، حتی در موارد رد مقاله و ارائه نقدی که به ارتقای پژوهش کمک کند، از شاخصهای یک داور خبره و اخلاقمدار است.
هیچ یک از سه رکن فوق در انزوا عمل نمیکند؛ هماهنگی مؤثر آنها شرط لازم برای کارآمدی فرآیند داوری است. سامانه الکترونیک نشریه به گونهای طراحی شده که تمام مکاتبات، گزارشها و تصمیمات به صورت شفاف ثبت و قابل پیگیری باشد. سردبیر میتواند در موارد خاص، جلسات مجازی فوری با دبیران تخصصی برگزار کند تا درباره مقالههای چالشبرانگیز بحث شود. دبیران تخصصی نیز موظفند خلاصهای از مهمترین مشکلات داوری را در قالب گزارش فصلی برای سردبیر تهیه کنند.
داوران حق دارند از دبیر تخصصی بخواهند که در صورت ابهام در یکی از توصیههایشان، توضیحات بیشتری ارائه دهد، اما نمیتوانند با دبیر تخصصی درباره هویت نویسندگان گفتگو کنند. در مواردی که مقاله پس از داوری نیاز به بازنگری عمده دارد و نویسندگان معترضند که نظرات داوران فراتر از حیطه مقاله یا مبتنی بر سوءبرداشت است، دبیر تخصصی میتواند با اطلاع سردبیر، پاسخ نویسندگان را بدون ذکر نام برای داوران ارسال کرده و نظر مجدد آنان را جویا شود. این فرآیند «تبادل نظر ساختاریافته» نام دارد و حداکثر یک بار در طول چرخه داوری مجاز است.
این شیوهنامه از تاریخ 19 خرداد 1405 در شورای سیاستگذاری نشریه تصویب شده، از آن به بعد لازمالاجرا بوده و تمام فرآیندهای اجرایی نشریه مشمول آن خواهند بود. همچنین هر دو سال یک بار یا در صورت تغییرات اساسی در استانداردهای بینالمللی داوری، در این شیوهنامه بازنگری خواهد شد. در مواردی که این شیوهنامه ساکت است، مقررات کمیته اخلاق در نشر (COPE) ملاک عمل خواهد بود. کلیه داوران، دبیران تخصصی و سردبیران با پذیرش نقش خود، التزام عملی به این شیوهنامه را اعلام میدارند. نشریه «راهبردهای علوم مهندسی و مدیریت سیستمهای پایدار» اطمینان دارد که با اجرای دقیق این فرآیندها، گام مهمی در جهت اعتلای کیفیت پژوهشهای میانرشتهای و تحقق اهداف توسعه پایدار برخواهد داشت.